PC&電話環境コンサル 業務効率化

戸塚区 有限会社D様

いつもご利用いただいてる会社の社長さんが、紹介してくれた調剤薬局さんです。(有難い話です :|)
社長さんも薬剤師でマネージメント兼、現場でバリバリ働いています。調剤に来たお客様へのスタッフの対応で
評判のお店です。人柄の良い社長さん自ら見本を見せているので、そりゃ皆ついていきますよね。

さて本題、新規店舗の電話、PC、周辺機器等でまずは相談という形で出向きました。物件を見させていただいてアドバイス後、現店舗へ戻ってきて話をしていると、どうもPC操作業務で時間がかかっているところがあるとのことで拝見。

外来の方以外に毎月固定の大口のお客さんが居て、全顧客数から見ると数%なんですが、その方たちへの請求書、領収書作成、封筒作成で作業ピークがあがるのでした。なぜかロータス123を使っての作業が慣例になっていて改善できないとのこと。(最初にロータス123で作ってしまったので変えづらい)
今はやはりエクセルが主流ですね。新卒スタッフの方たちもワード、エクセルなら使える方が多くなっています。

1.請求書はwordで人数分のファイルがあり、2.領収書は人数分がシート上に散らばっています。3.封筒の宛名印刷はexcelで宛名ラベルのフォーマットを作ってラベルに印刷、封筒に手で貼っていました。
これらすべて、wordの差し込み印刷機能を使って改善できます。差し込み用データはaccessがインストールされていなかったのでexcelを使いました。excelの方が操作しやすいですしね 😉

word&excelの差し込み印刷機能でかなりaccessに近い動きができます。請求書や領収書のフォーマットをwordで1ページだけ作って名前や金額はexcelから1レコードずつ、ひっぱてきて連続印刷します。金額のカンマ表示はwordのデータフィールドの編集で¥# ###,###スイッチを使います。
封筒の宛名印刷もラベルを使わないで差し込み印刷で直接印字します。定型封筒の郵便番号欄にきちんと数字を入れれば郵便局で機械で処理されやすくなります。(ラベルにだけ郵便番号を印刷してもかなり読み取ってくれるらしいですけど枠内の方が有利です)名前の後ろの『様』はexcelデータには入れず、ワードでつけます。名前が無いときは様をつけないようにwordフィールドif,elseで操作します。封筒をプリンターに掛けるときは頭から入れると引っかかるのでお尻から入れて印刷を上下逆に設定します。

いろんなフォーマットを作って、データも整理して6時間程の作業になりました :lol:スタッフさんも次を楽しみにしてくれ満足です。
今後、封筒の数が増えてきて入れ間違いが起きないようにするには窓付き封筒を使っていくことが次のステップと合意されました。 😀

差し込み印刷。大きな会社ではたいてい使っていて、その方法は先輩から後輩へ受け継がれるのでしょうがSOHOだと中々継承されません。そういった中で弊社は代わりに設定したり、教育をさせていただいたりします。 👿

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